Przetwarzanie danych osobowych

Klauzula informacyjna dla pracowników / współpracowników kontrahentów.
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez Politechnikę Wrocławską

 

Zgodnie z art. 13 i 14 RODO (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r.) informujemy o przetwarzaniu przez nas danych osobowych w związku z czynnościami niezbędnymi do przygotowania umów przy udziale Politechniki Wrocławskiej oraz ich zawieraniem oraz realizacją.

O zakresie, celach i sposobach przetwarzania danych osobowych w powyższych celach decyduje Administrator danych osobowych czyli Politechnika Wrocławska.

Siedziba Administratora mieści się we Wrocławiu przy Wybrzeżu Wyspiańskiego 27 a reprezentują go Rektor i osoby upoważnione przez Rektora. Kontakt z Administratorem możliwy jest listownie lub przy pomocy formularza i danych umieszczonych na stronie pwr.edu.pl/kontakt. W ten sposób można też zwracać się do Administratora w celu skorzystania z praw jakie przysługują osobom fizycznym na podstawie RODO.

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Jest to osoba, z którą możesz się kontaktować w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania Twoich danych osobowych u Administratora. Siedziba IOD jest taka sama jak siedziba Administratora. Z IOD Uczelni można się kontaktować poprzez adres e-mail:
IOD (at) pwr.edu.pl.

Zamierzamy przetwarzać dotyczące Was dane osobowe w związku z realizacją umowy zawartej z udziałem Politechniki Wrocławskiej. Przetwarzanie to może być związane zarówno z umową, której Wy sami jesteście Stroną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), ale może też być tak, że będzie to związane z umową, w której wasze dane osobowe są tylko zawarte (np. jako przedstawicieli jakiegoś przedsiębiorcy, osoby do kontaktu itp.).

Dane te mają służyć utrzymywaniu kontaktu za Waszym pośrednictwem, mogą wskazywać na Wasz udział
w realizacji umowy i mogą być potrzebne przy przygotowaniu umowy.

Takie dane otrzymujemy zazwyczaj od podmiotów, z którymi Uczelnia zamierza zawrzeć umowę i wówczas gdy łączy je z Wami odpowiednia relacja prawna lub inna pozwalająca na przekazanie nam Waszych danych.

Uczelnia może być także uprawniona do przetwarzania waszych danych w zakresie niezbędnym do:

  • wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Uczelni (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
  • wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e RODO);
  • celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Uczelnię – poza przypadkami gdy wasze interesy, prawa czy wolności wymagające ochrony waszych danych będą nadrzędne nad jej interesami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dotyczyć to będzie zazwyczaj danych przetwarzanych w celu zapewnienia bezpieczeństwa fizycznego, organizacyjnego, prawnego czy też finansowego dotyczącego działalności Uczelni.


Administrator jako uczelnia publiczna podlega dodatkowo rozmaitym obowiązkom związanym
z dokumentowaniem, archiwizacją, sprawozdawczością a nawet publicznym ujawnianiem niektórych informacji.

Działalność Uczelni jest monitorowana, podlega audytom i kontrolom uprawnionych instytucji i polega to często na udostępnianiu takim instytucjom informacji (w tym także danych osobowych).

Wasze dane będą przetwarzane w Uczelni przez upoważnione przez Administratora osoby (pracowników) w niezbędnym zakresie określonym w wewnętrznych przepisach Uczelni.

Staramy się maksymalnie ograniczać zakres danych jakie są nam potrzebne. Dotyczy to również sytuacji gdy wymagana jest precyzyjna identyfikacja tożsamości osób. Będziemy zatem przetwarzać takie wasze dane jak imię i nazwisko, adres lub adres poczty elektronicznej, numer telefonu czy data urodzenia i numer ewidencji PESEL oraz ewentualnie dane niezbędne do dochodzenia roszczeń wynikających z podpisanych zobowiązań czy umów (i to tylko gdy jesteście Państwo ich Stroną).

Wasze dane będziemy przetwarzać przez okres konieczny do realizacji i rozliczenia Umowy. Następnie będą one przechowywane przez okres konieczny dla udokumentowania czynności z waszym udziałem. Gdy jesteście Stroną umowy okres przetwarzania danych będzie przedłużony o czas wynikający z przepisów podatkowych, z przepisów o przedawnieniu roszczeń a także – i tylko ewentualnie – z umownego zobowiązania do zachowania poufności (oczywiście jeśli łączy nas takie zobowiązanie czy umowa).

W razie zmiany celu przetwarzania postaramy się informować o takich zmianach a w uzasadnionych przypadkach zwrócimy się z prośbą o zgodę na przetwarzanie danych.

Będziemy zatem udostępniać Wasze dane osobowe przede wszystkim naszym upoważnionym do ich przetwarzania pracownikom – i tylko do celów służbowych. Wasze dane osobowe mogą być tylko w uzasadnionych przypadkach udostępnione naszym współpracownikom i podwykonawcom oraz ich pracownikom (obsługującym Uczelnię kancelariom prawnym, doradcom i audytorom oraz firmom windykacyjnym i informatycznym). Stać się tak może gdy świadczą one na rzecz Uczelni usługi wymagające dostępu do Waszych danych.

Szczególnie w przypadku prowadzenia komunikacji on-line (e-mail, wideokonferencje, połączenia głosowe, „chmura” do przechowywania i udostępniania plików) dane mogą zostać udostępnione dostawcom takich usług – także spoza EOG. Przekazywane mogą być nie tylko adres e-mail czy identyfikator uczestnika oraz dane o aktywności użytkownika w sieci (pliki cookies) ale też treść komunikacji a także nawet treść przesyłanych dokumentów.  

Od 10 lipca 2023 roku przekazywanie danych z UE do organizacji w USA, które są wymienione w „Wykazie ram ochrony danych”, opiera się na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (Data Privacy Framework). Wykaz podmiotów objętych tym porozumieniem znajduje się na stronie: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search. W związku z tym zalecamy naszym pracownikom korzystanie w komunikacji z Wami z usług tych dostawców, którzy są na tej liście.

Sugerujemy korzystanie z adresów i identyfikatorów nie ujawniających tożsamości użytkownika oraz zalecamy szyfrowanie załączników (co jest szczególnie istotne w razie potrzeby zachowania poufności ich treści).

Nie przewidujemy udostępniania danych osobowych do innych państw trzecich czy organizacji międzynarodowych.

Zapewniamy szereg uprawnień związanych z dotyczącymi Was danymi. Te prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych obejmują:

  • prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych ze względu na jakąś szczególną sytuację,
    w której się znaleźliście (i jeżeli dane przetwarzamy z powodu prawnie uzasadnionego interesu Uczelni);
  • prawo do przeniesienia danych i prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. „prawo do zapomnienia”) stosowane gdybyśmy przetwarzali dane tylko na podstawie waszej dobrowolnej zgody – nawet wówczas wtedy nie wpłynie to na legalność przetwarzania jakiego Uczelnia dokonała do tego czasu;
  • prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych – chyba, że odpowiedni przepis prawa pozwoli nam – pomimo żądania – nadal przetwarzać dane;
  • prawo dostępu do danych osobowych, ich aktualizacji czy poprawiania, sprostowania, prawo do transferu danych – w każdym przypadku.


Aby skorzystać z tych praw trzeba skontaktować się z Administratorem przy pomocy podanych na wstępie środków komunikacji.

Zastrzegamy, że przed skorzystaniem z tych praw może być niezbędna weryfikacja tożsamości osoby składającej taki wniosek. Chcemy się bowiem upewnić czy z żądaniem występuje uprawniona osoba.

Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim waszego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce ten organ to: Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, telefon: 22 860 70 86.

Na skutek przetwarzania związanego z przygotowaniem, obsługą i wykonywaniem oraz archiwizacją umów żadne decyzje w sposób zautomatyzowany (tj. bez udziału człowieka) u Administratora nie będą podejmowane. Jeśli dochodziłoby przy tym do przetwarzania danych z waszych przeglądarek internetowych gdy korzystacie z przeglądarek czy systemów informatycznych udostępnianych przez Uczelnię wówczas na naszych stronach korzystamy z plików cookies. Służą one nam do celów statystycznych, wykorzystania usług serwisów społecznościowych oraz poprawy ich dostępności i jakości treści.

Na stronach wymagających logowania cookies są wykorzystywane do utrzymania sesji użytkownika. Dane osobowe zebrane w ten sposób wykorzystujemy tylko do celów własnych. Mogą być one przekazywane innym podmiotom w celach statystycznych lub dla funkcjonowania narzędzi serwisów społecznościowych.

Natomiast podawanie nam danych osobowych za pomocą formularzy kontaktowych czy rejestracyjnych na naszych stronach jest dobrowolne, ale może być niezbędne np. w celu udzielenia odpowiedzi na zadane nam pytanie lub w celu rejestracji uczestnictwa w organizowanym przez nas wydarzeniu. Danych takich nie będziemy przekazywać innym podmiotom. Nie będą one przetwarzane też w celach innych, niż wynikające bezpośrednio
z okoliczności danej sprawy.